浅谈erp系统财务管理模块的应用及实施条件
日期：2022-02-08 / 人气：
企业基于ERP系统实现了财务管理网络化、数据共享和信息实时传递，并将财务监督、财务预测和控制职能嵌入到各项经济业务之中，实施ERP系统对于企业来说至关重要，笔者认为ERP系统是现代企业管理的重要工具，是企业会计核算和监督、成本管理、预算管理、绩效评价、财务决策的重要支持，是财务管理思想在企业中的具体应用，它为企业内部控制目标的实现提供了合理保证。
(一)运用ERP系统可提高会计信息质量
实行ERP系统后，各项数据实现共享，避免各部门重复采集，减少人为操作差错，财务核算的模式也发生了改变，财务人员根据业务数据形成财务信息、审核后生成会计凭证，系统记录了每笔经济业务的全过程，可进行全程追溯，各岗位都基于同一系统规范化处理各自的数据，减少随意性。比如，销售部门与客户签订销售合同，合同标的和数量是仓库的发货指令，在仓库实际出库后是财务的开票依据(或者仓库根据财务开票的品名数量进行发提货)，在财务开票并审核后形成会计凭证，成为财务报告销售收入及成本的基础数据，数据在企业各部门高效流转，节约管理成本的同时，提高了数据的可靠性和及时性。
(二) 运用ERP系统可提高财务管理的预测职能
传统财务会计往往注重会计职能，事后诸葛亮缺乏远见。其主要原因是，金融往往是根据中国历史社会经济信息数据来计算的，失去了为经济管理企业员工提供财务风险决策的机会，其结果是滞后的和非常被动的。运用ERP系统，可以将财务的预测职能嵌入到业务的流程当中，可以建立财务预测模型进行事先财务可行性分析，如销售合同签订前，财务可以综合采购计划、采购成本(或生产成本)、结算条件、资金需求、税收影响和费用标准等要素参与合同业务的财务预测，提供有利于企业价值最大化的财务建议，避免错误或不经济的销售决策，真正发挥财务的预测职能。
(三) 运用ERP系统可提高财务管理的监督职能
将企业管理各岗位的工作职责进行流程化处理，将不相容的职务在程序上进行分离设置，设人设岗，相互制约，利用数据中心实现企业信息的实时传递共享，让管理者根据级别和管理范围拥有相应的权限，实现动态跟踪管理，发挥监督职能。例如: 在采购管理过程中，采购工作人员进行负责签订采购合同，仓库管理员可以根据学生实际收到的货物和数量已经进入一个仓库，检验员负责产品质量检验并签发检验清单，财务会计人员主要负责监督采购发票的结算和采购合同法律规定的资金支付，进入或返回仓库的情况，检验清单等，可以使中国经济金融业务更符合我们公司的利益，避免事后难以弥补的风险。
(四)运用ERP系统提高成本管理水平
现代成本管理的理念更注重于成本控制，更倾向于规划性的成本控制，从产品制造成本向产品总成本管理转变，从静态成本向动态成本管理转变。ERP系统动态、全面、准确地收集和反馈分布在各部门的企业成本信息，并运用科学的成本管理方法对各个成本对象和成本项目进行处理，使企业能够根据实际情况和当地情况选择合适的成本管理方法。例如，运营成本法和ERP实施在成本管理过程中进行系统的研究、分析和培训，进一步提高管理者对企业资源、成本和动机的理解，消除不必要的运营，采用运营成本决策方法和产品利润决策，这是理论指导实践的过程。
(五)ERP系统可提高企业全面预算的管理水平
企业预算管理具备全员参与，业务全面覆盖，流程全程跟踪的特点，在编制、审批、执行、控制、调整和监督考评的系列过程中都需要信息全面快速准确的传递，ERP系统是各岗位的工作平台，具备第一手的基础数据，并通过大数据的处理功能在预算各环节都会有积极地贡献。例如，企业将预算分解数据集收集到ERP系统中进行详细分解，将实际执行时间与相应的项目预算数据进行比较，并跟踪预算执行进度的过程。 加强预算控制，严格控制预算超过预算，及时反馈弹性预算，供决策者讨论和调整。
(六)ERP系统是企业绩效评价的主要数据支撑
绩效评价是提高企业管理水平和质量，增强企业可持续发展能力的重要手段，然而，由于评价数据的准确性、及时性和细节性，绩效评价往往难以令人信服，而这种情况的严重性可能无法激发员工的积极性，甚至导致员工态度消极，直接或间接影响企业战略目标的实现。ERP系统的数据中心的数据多年的企业操作,有利于企业的决策水平参考制定企业绩效指标,评价方法和评价标准,更符合企业的实际情况。根据评价标准动态反应评价指标完成进度和差异程度，帮助企业管理者和被评价对象掌握信息，及时反应，达到评价目的;详细记录的数据是绩效评价报告的基础，这有助于各种指标的统计计算，更具有说服力。比如：客户的应收账款回款指标，可根据ERP系统计算出客户的逾期付款比率，实际回款天数等指标，传统财务方法计算的这类指标往往不符合成本效益原则，或者是计算的指标不准确。
(一) 企业最高决策层具有现代管理理念
ERP系统的实施不仅需要经济投入，而且最高决策层具有先进的管理理念。有意愿通过ERP系统对现有业务流程进行优化和调整，通过实施ERP系统来提升管理水平，而不是仅仅希望通过ERP系统来模拟原来的业务流程。系统的实施需要得到企业决策者的同意，获得管理理念，由项目负责人、协调人，及时解决流程改革、许可、调整、利润分配，避免个别高层决策者和领导不满足ERP概念的需要，数据并行实现预期效果，可以果断减少原运行流程，减少重复工作。
(二)有专业的内部技术和管理团队
拥有专业的内部技术和管理团队是ERP系统的逐步改进和稳定运行的关键。 外部执行工作人员不能进行理解中国企业的管理能力要求，也不能理解一个企业公司内部团队；有时外部审计人员在系统交付后考虑成本效益原则后会离开企业；原有业务经营模式的改变导致需求和流程的调整，在企业通过日常运营中产生新的管理信息需求。内部团队的核心人员具备熟悉企业管理需求、财务会计知识和信息技术，要有能力解决日常应用出现的问题，有能力逐渐完善各项功能，可协调沟通系统和管理方面的需求。
(三)加强全员培训
ERP系统不是由各个部门和一些人来完成的，因为它的存在依赖于每个终端，它需要对所有员工进行应用培训，但更重要的是它需要改变员工的思维方式和行为方式。培训所有员工识别和使用ERP系统是ERP成败的关键。系统开展不同层次、不同内容的培训，建立完整的培训知识库，统一员工理解，提高管理理念和技能。
(四)保障企业管理信息系统和数据进行安全性
主要是指系统故障、数据泄露和丢失的风险。在互联网时代，ERP系统大多数通过广域网连接，给企业带来方便的同时也提高了安全防护的难度，企业需要建立专业队伍，提高技术水平；系统运行过程中，也会因为工作人员恶意串通、徇私舞弊等人为问题导致损失，企业需要建立定期数据自检和系统内部审计等监督机制来防范；对于数据丢失的风险，则通过定期数据备份和改善服务器等设备的性能来解决。
一、ERP系统的主要财务会计应用
(一)运用ERP系统可提高会计信息质量
实行ERP系统后，各项数据实现共享，避免各部门重复采集，减少人为操作差错，财务核算的模式也发生了改变，财务人员根据业务数据形成财务信息、审核后生成会计凭证，系统记录了每笔经济业务的全过程，可进行全程追溯，各岗位都基于同一系统规范化处理各自的数据，减少随意性。比如，销售部门与客户签订销售合同，合同标的和数量是仓库的发货指令，在仓库实际出库后是财务的开票依据(或者仓库根据财务开票的品名数量进行发提货)，在财务开票并审核后形成会计凭证，成为财务报告销售收入及成本的基础数据，数据在企业各部门高效流转，节约管理成本的同时，提高了数据的可靠性和及时性。
(二) 运用ERP系统可提高财务管理的预测职能
传统财务会计往往注重会计职能，事后诸葛亮缺乏远见。其主要原因是，金融往往是根据中国历史社会经济信息数据来计算的，失去了为经济管理企业员工提供财务风险决策的机会，其结果是滞后的和非常被动的。运用ERP系统，可以将财务的预测职能嵌入到业务的流程当中，可以建立财务预测模型进行事先财务可行性分析，如销售合同签订前，财务可以综合采购计划、采购成本(或生产成本)、结算条件、资金需求、税收影响和费用标准等要素参与合同业务的财务预测，提供有利于企业价值最大化的财务建议，避免错误或不经济的销售决策，真正发挥财务的预测职能。
(三) 运用ERP系统可提高财务管理的监督职能
将企业管理各岗位的工作职责进行流程化处理，将不相容的职务在程序上进行分离设置，设人设岗，相互制约，利用数据中心实现企业信息的实时传递共享，让管理者根据级别和管理范围拥有相应的权限，实现动态跟踪管理，发挥监督职能。例如: 在采购管理过程中，采购工作人员进行负责签订采购合同，仓库管理员可以根据学生实际收到的货物和数量已经进入一个仓库，检验员负责产品质量检验并签发检验清单，财务会计人员主要负责监督采购发票的结算和采购合同法律规定的资金支付，进入或返回仓库的情况，检验清单等，可以使中国经济金融业务更符合我们公司的利益，避免事后难以弥补的风险。
(四)运用ERP系统提高成本管理水平
现代成本管理的理念更注重于成本控制，更倾向于规划性的成本控制，从产品制造成本向产品总成本管理转变，从静态成本向动态成本管理转变。ERP系统动态、全面、准确地收集和反馈分布在各部门的企业成本信息，并运用科学的成本管理方法对各个成本对象和成本项目进行处理，使企业能够根据实际情况和当地情况选择合适的成本管理方法。例如，运营成本法和ERP实施在成本管理过程中进行系统的研究、分析和培训，进一步提高管理者对企业资源、成本和动机的理解，消除不必要的运营，采用运营成本决策方法和产品利润决策，这是理论指导实践的过程。
(五)ERP系统可提高企业全面预算的管理水平
企业预算管理具备全员参与，业务全面覆盖，流程全程跟踪的特点，在编制、审批、执行、控制、调整和监督考评的系列过程中都需要信息全面快速准确的传递，ERP系统是各岗位的工作平台，具备第一手的基础数据，并通过大数据的处理功能在预算各环节都会有积极地贡献。例如，企业将预算分解数据集收集到ERP系统中进行详细分解，将实际执行时间与相应的项目预算数据进行比较，并跟踪预算执行进度的过程。 加强预算控制，严格控制预算超过预算，及时反馈弹性预算，供决策者讨论和调整。
(六)ERP系统是企业绩效评价的主要数据支撑
绩效评价是提高企业管理水平和质量，增强企业可持续发展能力的重要手段，然而，由于评价数据的准确性、及时性和细节性，绩效评价往往难以令人信服，而这种情况的严重性可能无法激发员工的积极性，甚至导致员工态度消极，直接或间接影响企业战略目标的实现。ERP系统的数据中心的数据多年的企业操作,有利于企业的决策水平参考制定企业绩效指标,评价方法和评价标准,更符合企业的实际情况。根据评价标准动态反应评价指标完成进度和差异程度，帮助企业管理者和被评价对象掌握信息，及时反应，达到评价目的;详细记录的数据是绩效评价报告的基础，这有助于各种指标的统计计算，更具有说服力。比如：客户的应收账款回款指标，可根据ERP系统计算出客户的逾期付款比率，实际回款天数等指标，传统财务方法计算的这类指标往往不符合成本效益原则，或者是计算的指标不准确。
二、成功企业实施ERP系统的条件与对策
(一) 企业最高决策层具有现代管理理念
ERP系统的实施不仅需要经济投入，而且最高决策层具有先进的管理理念。有意愿通过ERP系统对现有业务流程进行优化和调整，通过实施ERP系统来提升管理水平，而不是仅仅希望通过ERP系统来模拟原来的业务流程。系统的实施需要得到企业决策者的同意，获得管理理念，由项目负责人、协调人，及时解决流程改革、许可、调整、利润分配，避免个别高层决策者和领导不满足ERP概念的需要，数据并行实现预期效果，可以果断减少原运行流程，减少重复工作。
(二)有专业的内部技术和管理团队
拥有专业的内部技术和管理团队是ERP系统的逐步改进和稳定运行的关键。 外部执行工作人员不能进行理解中国企业的管理能力要求，也不能理解一个企业公司内部团队；有时外部审计人员在系统交付后考虑成本效益原则后会离开企业；原有业务经营模式的改变导致需求和流程的调整，在企业通过日常运营中产生新的管理信息需求。内部团队的核心人员具备熟悉企业管理需求、财务会计知识和信息技术，要有能力解决日常应用出现的问题，有能力逐渐完善各项功能，可协调沟通系统和管理方面的需求。
(三)加强全员培训
ERP系统不是由各个部门和一些人来完成的，因为它的存在依赖于每个终端，它需要对所有员工进行应用培训，但更重要的是它需要改变员工的思维方式和行为方式。培训所有员工识别和使用ERP系统是ERP成败的关键。系统开展不同层次、不同内容的培训，建立完整的培训知识库，统一员工理解，提高管理理念和技能。
(四)保障企业管理信息系统和数据进行安全性
主要是指系统故障、数据泄露和丢失的风险。在互联网时代，ERP系统大多数通过广域网连接，给企业带来方便的同时也提高了安全防护的难度，企业需要建立专业队伍，提高技术水平；系统运行过程中，也会因为工作人员恶意串通、徇私舞弊等人为问题导致损失，企业需要建立定期数据自检和系统内部审计等监督机制来防范；对于数据丢失的风险，则通过定期数据备份和改善服务器等设备的性能来解决。