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【干货】ERP项目验收的正确操作详解

日期:2020-04-18 / 人气:

ERP系统最忌讳什么?就是“虎头蛇尾”,也就是开始决定上马ERP管理系统时人人都做的风生水起,恨不得马上就能完成,而到了真正结束的时候却反而放松了,马马虎虎验收了事,你的企业是不是也正在犯这样的错误?


ERP项目的实施,一般都会包括六个阶段,即项目的选型、培训、业务流程重组、基础数据整理、会议室试点、切换等,在企业ERP系统切换后,参与项目实施的人员都会松下一口气,但这时大家往往没有想到,紧接着的还有一项重要的工作,就是项目的验收。所谓验收就是一个确认的过程,包括对整个系统的运行情况、业务流程重组的有效性、生产运作的效率等方面的一个评估。ERP管理系统项目验收看似简单,事实上是一项非常复杂的工作,必须引起公司“一把手”和项目组成员的重视,千万不能敷衍了事。

整个ERP管理系统项目的实施,要历时半年多时间,有的项目工程比较大,要一年多时间,才能够上线,实施的时间很长。不管是企业还是实施顾问,都不希望项目的周期过长,一方面是拖的时间太长需要更多的人力物力的投入,另一方面是时间长了就会出现各种各样的差错,项目组成员身心疲惫,逐渐丧失信心。所以为了避免类似问题的出现,在适当的时候,必须将项目验收的事宜提上议事日程,ERP项目验收包括阶段性验收和整体验收。

所谓阶段验收,一般选择的时机就是系统上线之后,录入了一个月以上的数据,能够准确导出各类月度报表的时候,由项目组提出验收阶段应该达到的效果,认为系统应用和各项业务操作基本正常,或者是达到了先前预定的目标,可以说系统上线成功了。一个月刚好是一个小的系统周期,在这个时间周期内,系统运行的顺不顺畅,基本上都能反映出来,如果这一个月都不能挺过去,那就说明系统在运行过程中存在较多的问题。因为一个系统有几十个模块,涉及到每个部门,大家应用的情况各有差异,这个时期也是趁实施顾问还在工厂的时候,集中解决问题的大好时机。根据实际情况的不同,有些大型的企业ERP系统项目是边实施边验收,一步一步的向前推进。但中小型的ERP管理系统项目最好是成功切换后,运行一个月时间,再来验收。


而整体验收,就是指针对ERP的所有模块进行一个整体的细致的全面的评估,包括系统运行情况、业务处理情况、各种单据及报表出具情况,主要涉及到财务模块、销售管理模块、库存管理模块、采购模块、生产计划模块、工程BOM等,在验收过程中,可以以部门为单位来进行,便于集中精力来处理主要问题。

除此之外,还应该包括针对二次开发项目的一个验收,因为对于标准版本的ERP管理系统来说,一般软件厂商都经过了很严格的测试,并且经过绝大多数客户的验证,在系统性能方面一般不会有太大的问题,否则软件厂商的项目肯定也开展不起来。二次开发的项目无论是对软件厂商还是对企业内部来说,都是一个全新的软件,既然是新的软件,Bug在所难免,但一些基本的性能要满足要求,比如在多用户并发操作,以及大批量数据运行的过程中,系统是否有严重的性能瓶颈,这些需要通过和一线的系统操作员工进行沟通,进而了解系统的性能方面的问题。最后,应该对整个系统做一个综合的评估,看它有无促使企业在管理思想、管理模式、管理方法、管理机制、管理基础、业务流程、组织结构、规章制度、全员素质、企业竞争力、企业形象、科学决策和信息的集成与处理等方面发生一些明显的改进、提高和创新,企业是否运用ERP系统对整个供应链管理中的各相关环节和企业资源实行有效的规划和控制,通过财务分析,企业在客户关系管理、市场预测分析、加强财务管理、合理组织生产、资源优化配置、压缩生产周期、降低物料库存、减少资金占用、降低产品成本、提高产品质量、扩大市场销售和实行电子商务等方面有无产生相应的经济效益等。

那么具体应该如何操作呢?下面介绍ERP验收测试的流程、方法与原则:

ERP验收测试


ERP系统的验收测试是指系统功能的有效性测试或履约合格性测试。它是以用户为主,由用户根据项目实施前与实施方签订的技术要求和功能需求书,会同实施方并邀约相关专家对系统所进行的综合性测试。验收测试关系到ERP系统能否成功上线,能否平滑步入维护期。能否快速切入企业业务运营进而为企业经营管理带来改善提升。ERP项目验收包括阶段性验收和整体验收。


1、阶段性验收

一般选择的时机就是系统上线之后,录入了一个月以上的数据。能够准确导出各类月度报表的时候。一个月刚好是一个小的系统周期,在这个时间周期内,系统运行得是否顺畅,基本上都能反映出来,如果这一个月都不能挺过去,那就说明系统在运行过程中存在较多的问题。

2、整体验收

就是根据阶段测试验收情况。对整个系统做一个综合的评估,看它是否促使企业在管理思想、管理模式、管理方法、管理机制、管理基础、业务流程、组织结构、规章制度、全员素质、企业竞争力、企业形象、科学决策、信息的集成与处理等方式发生一些明显的改进、提高和创新。

ERP验收的方法与原则


在测试方法上,由于验收阶段的特殊性,一般以黑盒测试和配置复审为主。以自动化测试和特殊性能测试为辅,ERP项目实施方会同最终用户在项目专家组的领导与协调下共同参与。

当然,作为一个大的综合性的信息化项目,验收测试一定要慎之又慎。参与人员务必要本着认真负责的态度。

验收时必须下注意以下几个原则问题:


一是验收测试始终要以双方确认的ERP需求规格说明和技术合同为依据,确认各项需求是否得到满足。各项合同条款是否得到贯彻执行。

二是验收测试和单元测试、集成测试不同。它是以验证软件的正确性为主,而不是以发现软件错误为主。

三是对验收测试中发现的软件错误要分级分类处理。直到通过验收为止。四是验收测试中的用例设计要综合全面。能以最少的时间在最大程度上确认软件的功能和性能是否满足要求。

ERP验收测试的内容及用例设计


ERP验收测试的目的是验证所实施完成的ERP系统是否满足合同双方签署认可的技术合同条款及功能要求。本文结合ERP验收测试的具体内容。以下是测试用例的选择及设计方面的注意事项。

1、安装测试

安装测试的目的在于验证软件能否在不同的配置情况下完成安装,并确认能否正常运行。

2、功能测试

功能测试亦即业务测试,是验收测试中的核心内容,不单单是软件功能的测试。同时也是对企业业务流程梳理的测试。ERP系统实施的过程实质就是企业业务流程再造。

ERP项目功能测试验收的主要内容应该是由系统中不同模块决定的,包括系统运行情况、业务处理情况、各种单据及报表出具情况,主要涉及财务模块、销售管理模块、库存管理模块、采购模块、生产计划模块等。在验收过程中,可以以部门为单位进行,便于集中精力来处理主要问题。


在库存管理方面,重点是物料收发的流程是否合理,物料收发的效率是否有所提高。各种单据是否按照要求及时处理。

在生产管理方面,主要是考核生产计划的执行率是否有所提高。生产效率是否有所提高。包括产能的最大发挥、生产排程的合理性、生产工艺的优化等。

3、界面测试

ERP界面要符合现行标准和用户习惯。界面测试要从友好性、易操作性、美观性、布局合理性、分类科学性、标题描述准确性等方面入手。

4、性能测试

性能测试主要测试软件的运行速度和对资源的消耗。通过调整ERP所依赖的软硬件配置、两络拓扑结构、工作站点数、数据量和服务请求数来测试软件的移植性、运行速率、稳定性和可靠性。一般借助WinRunner之类的企业级自动化测试工具来辅助测试,通过极限测试来分析评估软件性能。

5、文档测试

文档是软件的重要组成部分,也是软件质量保证和系统配置管理的重要内容。ERP作为一个大规模软件。覆盖了企业的各种业务。它至少要具备需求定义、开发设计、测试评估、项目管理、用户应用等5类文档。文档测试主要通过评审的方式检查文档的完整性、准确性、一致性、可追溯性和可理解性。

6、其他测试

除了上述的测试外,还有必要对系统的其他特性和需求加以测试。

第一,负载压力测试:主要包括并发性能测试、疲劳强度测试、大数据量测试和速度测试。一般采用自动化技术分别在客户端、服务器端和网络上进行测试。用例设计时。要以真实的业务为依据,选择有代表性的、关键的业务操作作为测试对象。

第二,恢复测试:通过模拟硬件故障或故意造成软件出错,检测系统对数据的破坏程度和可恢复的程度。

第三,安全性测试:通过非法登录、漏洞扫描、模拟攻击等方式检测系统的认证机制、加密机制、防病毒功能等安全防护策略的健壮性。

写在最后


企业ERP系统项目的验收是对项目在整个实施阶段产生的效果的一个检验的过程,也是对ERP管理系统项目在整个实施阶段的一个终结,它为ERP系统在今后的应用中更顺畅的运行奠定了坚实的基础。但对企业来说,ERP项目的完善“只有起点,没有终点”,如何去充分挖掘ERP系统的潜力,还有很长的一段路要走,所以我们在思想上绝不能放松,要站在新的起点上,去迎接更大的挑战,避免这种虎头蛇尾的工程给企业带来的巨大损失。

作者:admin